Een bedrijfspand huren: hier moet u op letten

Bent u toe aan een voorraadopslag of een nieuwe werkplek? Als starter begint u meestal klein, maar als het bedrijf groeit bent u wellicht toe aan meer ruimte om zakelijk en privé gescheiden te kunnen houden. De meeste starters kiezen ervoor om een bedrijfsruimte te huren. We vertellen u de aandachtspunten waar u op moet letten bij het huren van een bedrijfspand.

Soorten bedrijfsruimtes Bedrijfspand huren

Voordat u een bedrijfspand huurt, is het goed om te weten dat er grofweg twee soorten bedrijfsruimtes zijn: middenstandsbedrijfsruimtes en overige bedrijfsruimtes. Middenstandsbedrijfsruimtes zijn panden die voor het publiek toegankelijk zijn, zoals winkels, horecagelegenheden, garages, campings en hotels. U levert hier direct uw producten of diensten. Een kantoor of loods vallen onder de categorie ‘overig’.

Het verschil zit in de bescherming van de huurder, die in een middenstandsbedrijfsruimte kwetsbaarder is, afhankelijk is van zijn opgebouwde klantenkring en misschien wel in zijn ruimte geïnvesteerd heeft. Welke ruimte bij u past is afhankelijk van wat voor type ondernemer u bent en waar uw personeel en klanten behoefte aan hebben. Denk hieraan als u voor het eerst een bedrijfsruimte huurt. Denk ook eens aan een bedrijfsverzamelgebouw, waarin u tegen een redelijke huurprijs een ruimte kunt huren en voorzieningen kunt delen.

Een schappelijke huurprijs

Als u een ruimte gevonden heeft, vraagt u zich waarschijnlijk al snel af of de gestelde huurprijs schappelijk is. Wat een schappelijke huurprijs is, is lastig te zeggen. Dit is doorgaans afhankelijk van factoren als het soort pand, de locatie, de duur van de overeenkomst en de isolatiewaarde. U doet er goed aan om vooraf onderzoek te doen naar vergelijkbare huurpanden bij u in de regio, zodat u inzichtelijk heeft wat een schappelijke huurprijs per m2 is. Dit biedt u een houvast in de zoektocht naar een geschikt huurpand en de onderhandeling over de huurprijs.

Let ook op de servicekosten

Houd er rekening mee dat een verhuurder zijn huurprijs vaak adverteert exclusief btw en servicekosten. Onder servicekosten vallen onder andere kosten voor het gebruik van meubels, huisvesting en administratie. Samen met de verhuurder kunt u afspraken maken over de manier waarop u deze gaat betalen. Dit kan een vast bedrag per periode (maand, kwartaal, jaar) of een nabetaling op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten zijn. U kunt er ook voor kiezen om de servicekosten te betalen bij de eindafrekening (vaak na vijf jaar, einde eerste huurperiode). Het is voor u echter lastig om de kosten over zo’n lange termijn te controleren. Daarom raden we u aan om ieder jaar een eindafrekening te laten opstellen, zodat u de gemaakte kosten beter kunt controleren. Laat deze bepalingen ook altijd vastleggen in de huurovereenkomst.

Onderhandelen over de huurprijs

Als u een geschikte ruimte heeft gevonden, gaat u waarschijnlijk een huurovereenkomst aan voor een langere periode. U wilt hier zo gunstig mogelijk uitkomen. Bepaal daarom vooraf wat uw maximale budget is. Doet u dit niet, dan is de verleiding groot dat u uitkomt bij een pand dat boven uw budget ligt. U wilt zo goed mogelijk uit de strijd komen in de onderhandeling over de huurprijs. Zoek daarom een particuliere verhuurder in plaats van een groot vastgoedbedrijf. Zij hebben vaak veel macht en zullen niet snel willen onderhandelen, omdat een lagere huurprijs in de boekhouding van het vastgoedbedrijf voor een lagere waarde van het pand zorgt. Een particuliere huurder heeft dit probleem niet en zal daarom sneller open staan om met u in onderhandeling te gaan.

Om financiële misverstanden te voorkomen moet u duidelijke afspraken maken over onder andere de staat van oplevering, zodat u niet te maken krijgt met vaak hoge, onvoorziene inrichtingskosten. Ga voor uzelf na of de oplevering van het pand goed past bij de prijs die u hiervoor gaat betalen. Ook over de staat van oplevering bij het opzeggen van de huurovereenkomst moet u afspraken maken. Zo voorkomt u onnodig hoge kosten als opruimingskosten of schilderkosten. Zorg er tot slot voor dat de huurprijs altijd wordt vastgelegd in de overeenkomst.

Huurverhoging

Een verhuurder staat vrij om zelf de huurprijs te bepalen, maar eenmaal een overeenkomst getekend, mag de verhuurder niet zomaar huurverhogingen doorvoeren. Een huurprijsherziening kan alleen doorgevoerd worden met wederzijdse instemming van beide partijen. Vaak wordt een overeenkomst gesloten voor twee periodes van vijf jaar, waarbij na iedere periode van vijf jaar een huurprijsherziening kan worden aangevraagd bij de kantonrechter. Tussentijds kan sprake zijn van huurprijswijziging. Dit is de ‘normale’ indexering van de huurprijs welke gebaseerd wordt op de consumentenprijsindex van het CBS.

Btw

Als u een ondernemer bent, kunt u samen met de verhuurder bepalen om de huur toch te belasten met btw. Dit biedt een aantal voordelen. De huur wordt lager omdat u de voorbelasting mag aftrekken de verhuurder de btw niet hoeft door te berekenen in de huur. Ook is de btw op onderhoudskosten aftrekbaar en kunt u btw die u betaalt terugvragen in de btw-aangifte. Bent u geen ondernemer? Dan geldt over het algemeen dat de huur van een bedrijfsruimte vrijgesteld is van omzetbelasting.

Advies op maat nodig?

Het huren van een bedrijfspand kent vele haken en ogen op het gebied van fiscaliteiten en de financiële administratie. Mist u bepaalde kennis om bepaalde zaken correct te kunnen afhandelen? Dan is het verstandig om u te laten adviseren door één van de specialisten van Van Meijl Freriks. Wij pakken uw administratie deskundig op. Voor meer informatie over de mogelijkheden wat wij voor u kunnen doen, kunt u gerust contact met ons opnemen.